Por qué el cierre empieza contigo
El cierre de mes es el momento en que tu contador convierte lo que pasó en tu negocio en registros, declaraciones y cifras. No puede hacerlo con piezas faltantes: si le falta una factura de venta, un estado de cuenta o el detalle de un cobro, tiene que pedírtelo, esperar y retomar.
Casi todos los retrasos del cierre vienen de ahí, no de la contabilidad. Por eso conviene tener una lista fija y entregarla completa, el mismo día cada mes y en el mismo formato. La lista de abajo sirve para un negocio de servicios; si vendes productos con inventario, tu contador te pedirá además el conteo y el costo de lo vendido.
La lista del cierre de mes
Esto es lo que tu contador necesita de cada mes. Donde dice ITBMS, DGI o CSS, se refiere a Panamá; en otro país cambian los nombres, no la idea.
- Facturas de venta. Todas las del mes, con su número, incluidas las anuladas. Una factura anulada explica por qué falta un número en la secuencia; si no la entregas, tu contador tiene que preguntar por ella. Si emites la factura fiscal aparte, agrega la relación entre cada factura y su CUFE.
- Cobros. Qué cobraste, cuándo, por qué medio y a qué factura corresponde cada pago, incluidos los abonos. Un depósito que no dice de qué factura es se convierte en una pregunta.
- Facturas de compras y gastos. Las de tus proveedores, a nombre de tu empresa. En Panamá, con tu RUC y su dígito verificador: sin esos datos, el gasto es difícil de sustentar.
- Estados de cuenta. De todas las cuentas bancarias y tarjetas de la empresa, del mes completo, aunque alguna casi no tenga movimiento.
- Notas de crédito. Las que emitiste y las que recibiste, cada una con la factura que corrige. La guía de nota de crédito explica cuándo corresponde una.
- Retenciones. Si un cliente te retuvo parte del ITBMS, o tú se lo retuviste a un proveedor, el comprobante de cada retención. Cuándo pasa está en la guía de retención del ITBMS.
- Planilla. Si tienes empleados: entradas y salidas, horas extra, vacaciones, incapacidades y cualquier cambio de salario del mes. Con eso se prepara la planilla de la CSS.
- Lo que no aparece en ninguna factura. Préstamos, aportes de los socios, gastos pagados con dinero personal, retiros del dueño y ventas cobradas en efectivo que no pasaron por el banco. Una línea por cada cosa basta.
Cómo entregarlo sin perder una mañana
La lista es la misma cada mes. Lo que cambia el tiempo que te toma es la forma de entregarla.
- 1
Fija un día
Acuerda con tu contador un día fijo para entregar el mes anterior, con margen antes de las fechas en que tiene que declarar. Si lo entregas el último día, no le queda tiempo para revisar ni para preguntarte.
- 2
Manda archivos, no fotos
Un archivo que tu contador pueda filtrar le ahorra más tiempo que cien fotos del teléfono. Si tu sistema exporta a CSV o Excel, manda eso, y deja los PDF para los documentos que necesite ver.
- 3
Explica lo raro en una línea
Un cobro que no corresponde a ninguna factura, un gasto sin factura, una factura anulada: una línea por cada cosa fuera de lo normal evita un correo de ida y vuelta por cada una.
- 4
Deja constancia de lo que mandaste
Guarda qué entregaste y cuándo. Si después falta algo, sabrás si nunca salió o si se perdió en el camino.
- 5
Dale acceso en vez de mandarle archivos
Si tu sistema lo permite, un usuario de solo lectura para tu contador elimina el ir y venir: entra, revisa y descarga lo que necesita, y tú no compartes tu contraseña.
Qué sale de NousCRM y qué queda para tu contador
NousCRM lleva la parte de ventas y cobros del cierre. Esto es lo que hace hoy y lo que sigue siendo trabajo de tu contador.
| Parte del cierre | Lo que hace NousCRM | Lo que queda para tu contador |
|---|---|---|
| Facturas de venta | Las numera por empresa sin repetir ni saltar números; una factura anulada conserva su número y su motivo | Registrarlas en la contabilidad |
| Cobros y abonos | Cada abono queda en su factura con fecha, forma de pago y comprobante, y el saldo sale de lo cobrado | Cuadrarlos con el estado de cuenta del banco |
| Entrega de los datos | Descarga facturas, abonos y clientes en CSV, con todas las filas de la empresa | Filtrar el mes que cierra por la fecha de emisión o de pago |
| Facturado y cobrado | Informes muestra mes a mes lo facturado y lo cobrado, y qué parte de lo facturado ya se cobró | Revisar lo que te deben y lo vencido |
| Factura electrónica de la DGI | No la emite: no genera CUFE y no es un PAC | Revisar que la fiscal cuadre con tus facturas de NousCRM |
| Contabilidad, declaraciones y planilla | No lleva libros ni asientos, no prepara declaraciones ni planillas y no se conecta con la DGI ni con la CSS | Todo esto |
Si anulas una factura, en el archivo que descarga tu contador aparece con lo pagado y el saldo en cero, así que la secuencia de números llega completa.
Cómo ve tu contador tus números en NousCRM
Tu contador entra gratis, aparte de los usuarios de tu plan, con un usuario de solo lectura. Ve tus facturas, tus abonos y tus informes, y descarga en CSV facturas, abonos y clientes cuando le toca cerrar. No puede crear, editar ni borrar nada, ni siquiera registrar un abono.
Si lleva varias de tus empresas, o las de otros clientes que usan NousCRM, entra con el mismo usuario a cada empresa que lo invite y cambia de una a otra desde la parte de arriba de la pantalla. Cada empresa tiene sus propios datos y su propia numeración. Los detalles están en la página para contadores.
Así las ventas y los cobros dejan de ser algo que tú mandas: tu contador los descarga cuando los necesita. Lo que sigue siendo tuyo es lo que NousCRM no guarda, como las facturas de tus proveedores, los estados de cuenta del banco y los cambios de la planilla.
Si todavía no tienes contador
Si hoy nadie hace tu cierre, o lo hace alguien que cada mes te pide todo en fotos y a última hora, puede ser momento de buscar ayuda. Un buen contador te pide lo mismo cada mes, te dice para qué lo necesita y te avisa con tiempo de lo que vence.
Para elegir uno en Panamá, KL Contable publicó una guía sobre cómo elegir contador en Panamá, con las preguntas que conviene hacer antes de contratar. NousCRM lo desarrolla Elemento Web, la misma agencia que hizo la web de KL Contable.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si le entrego tarde los documentos a mi contador?
Le queda menos tiempo para revisar antes de las fechas en que tiene que declarar, y lo que llega tarde suele declararse con prisa o pasar al mes siguiente. Si un mes se te complica, avísale antes y acuerden qué puede adelantar con lo que ya tiene.
¿Tengo que mandarle también las facturas anuladas?
Sí. Una factura anulada explica por qué falta un número en la secuencia. En NousCRM la anulada conserva su número y su motivo, queda en la bitácora y aparece en el archivo que descarga tu contador con lo pagado y el saldo en cero.
¿Mi contador puede sacar los datos sin pedírmelos?
Sí, si le das acceso. En NousCRM tu contador entra gratis con un usuario de solo lectura, ve facturas, abonos e informes, y descarga en CSV facturas, abonos y clientes. Lo que NousCRM no guarda, como las facturas de tus proveedores y los estados de cuenta del banco, se lo sigues mandando tú.
¿NousCRM prepara la declaración del ITBMS?
No. NousCRM separa el ITBMS en cada línea de tus facturas, y el archivo de facturas trae el subtotal, el impuesto y el total de cada una, pero no prepara ni presenta declaraciones, no se conecta con la DGI y no emite factura electrónica. La declaración la hace tu contador.