Factura electrónica en Panamá: quién está obligado, PAC o Facturador Gratuito y CUFE

La factura electrónica es un documento en formato XML que existe solo en digital, está firmado electrónicamente y recibe una autorización de uso: la da un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) o, en el Facturador Gratuito, la propia DGI. Así la define la Resolución 201-9775 de 2023, que incluye en la misma definición a las notas de crédito y de débito.

Lo que tu cliente ve y guarda es el CAFE, el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica: la versión en papel o en PDF, con un código QR para consultarla. El documento que vale es el XML autorizado, que se identifica con un código único, el CUFE.

La Ley 256 de 2021 le da además peso legal propio: la define como documento negociable que presta mérito de título ejecutivo al tenedor. Si algún día necesitas cobrar una por la vía judicial, un abogado te dice qué significa en tu caso.

Sí, si ya la usabas y no estás en ninguno de esos grupos. La ley sigue admitiendo los dos medios, y la Resolución 201-6299 lo repite al citar el artículo 11. En las normas que la DGI publica a septiembre de 2026 no aparece una fecha general para dejar la impresora fiscal, pero la Ley 256 faculta a la DGI para fijar y prorrogar esas fechas: revísalo cada año con tu contador.

Si decides pasarte, no hace falta apagar la impresora el primer día: mientras corre tu plazo de implementación, mantienes tu método anterior (Resolución 201-9775, artículo sexto). Y la ficha técnica permite que una nota de crédito electrónica cite una factura hecha con impresora fiscal.

Las profesiones liberales, artesanales y artísticas son otro caso: están exentas del equipo fiscal y del sistema electrónico, pero no de facturar. Lo explica la guía de cómo facturar en Panamá.

El CUFE, Código Único de Factura Electrónica, es el código que identifica una sola factura en todo el sistema. Según la ficha técnica de la DGI, junta el tipo de documento, el RUC y el dígito verificador del emisor, la sucursal, la fecha, el número, el punto de facturación, el tipo de emisión, el ambiente, una secuencia de seguridad aleatoria y un dígito verificador. En el CAFE aparece en grupos de cuatro caracteres.

Para verificar una factura que recibes, escanea su código QR o escribe el CUFE en la consulta de facturas por CUFE de la DGI. Si no aparece, pídele al proveedor que la revise: la ficha técnica considera inválidos los documentos emitidos en operación normal sin autorización de uso.

Depende de a quién le vendes. Si el cliente es contribuyente, extranjero o una entidad de gobierno, la factura va al PAC para validarse antes de entregarla: es la autorización previa. Si es consumidor final o extranjero residente en Panamá, puede enviarse a validar al final del día: es la autorización posterior. Así lo explican las preguntas frecuentes de la DGI.

Una factura electrónica autorizada no se edita. Si la venta no ocurrió, se registra un evento de anulación, que la ficha técnica solo acepta dentro de las 182 horas (siete días) siguientes a la emisión y que no se puede deshacer. Si la venta ocurrió y hay que corregir el monto, se emite una nota de crédito o de débito que cita el CUFE de la factura original.

Anular la factura de una venta que sí ocurrió puede salir caro: la ficha técnica advierte que puede sancionarse como información falsa. El paso a paso está en la guía de la nota de crédito.

Puedes seguir facturando en modo de contingencia hasta por 72 horas y enviar las facturas a autorizar cuando vuelva la conexión, según las preguntas frecuentes de la DGI. La ficha técnica pide marcar esas facturas como emitidas en contingencia, con la fecha y hora de inicio y el motivo.

Guarda también tus propias copias. Entre las responsabilidades de los PAC que lista la DGI está tener cada documento a disposición del emisor y de la DGI por 60 días continuos; conservarlo después te toca a ti, y la ley sanciona no hacerlo.

Un CRM de facturación y cobros y la factura electrónica hacen trabajos distintos. La fiscal cumple con la DGI; el CRM lleva lo que la DGI no mira: la cotización aceptada, el anticipo, los abonos, lo vencido y a quién hay que escribirle hoy.

NousCRM está en ese segundo grupo, y conviene decirlo claro: no emite factura electrónica de la DGI, no genera CUFE y no es un PAC. Sus facturas son documentos comerciales con tu numeración, el ITBMS por línea y el RUC con su dígito verificador. La fiscal la emites con tu PAC, el Facturador Gratuito o tu impresora fiscal, y en el CRM registras los abonos para saber cuánto te deben.

Para que las dos cuadren, emite la fiscal con el mismo cliente, los mismos montos y el mismo ITBMS, y lleva la relación entre cada factura comercial y su CUFE. Si estás eligiendo sistema, la guía para elegir un software de facturación en Panamá trae las preguntas que conviene hacer.