Cómo facturar en Panamá: medios y requisitos de ley

Qué exige la ley para facturar en Panamá

La ley panameña exige una factura, o un documento equivalente, por cada venta de bienes y cada servicio que presta una persona residente en el país, sin importar la forma de pago ni la nacionalidad de las partes. Lo dice el artículo 11 de la Ley 76 de 1976, en el texto que le dio la Ley 256 de 2021. El mismo artículo obliga a documentar también las devoluciones y los descuentos.

Esa factura sale por uno de dos caminos: un equipo fiscal autorizado por la DGI, que en la práctica es la impresora fiscal, o el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá, con dos modalidades: un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) o el Facturador Gratuito de la DGI. Fuera de las excepciones de la ley, una factura hecha en Word, en una hoja de cálculo o en un sistema de gestión es un documento comercial, no la factura fiscal.

La diferencia le importa sobre todo a tu cliente. Para aceptar el ITBMS de una compra como crédito fiscal, la DGI pide que la operación esté documentada con el nombre y el RUC del comprador y los demás requisitos de la factura, según sus generalidades del ITBMS.

Cuáles son los medios para emitir una factura fiscal

Los tres medios valen ante la DGI, pero no todos están abiertos para todos. El detalle de los dos electrónicos está en la guía de factura electrónica en Panamá.

Medio	Qué es	Para quién	Qué tener en cuenta
Impresora fiscal	Un equipo de marca y modelo homologados por la DGI	Negocios que ya facturaban con ella antes de 2022	Un RUC inscrito desde el 1 de enero de 2022 ya no puede empezar con ella
Factura electrónica por PAC	Un proveedor privado autorizado por la DGI valida y autoriza cada factura	Quien pasa los límites del Facturador Gratuito o quiere emitir desde su propio sistema	Cuesta lo que fije cada proveedor y pide firma electrónica
Facturador Gratuito de la DGI	La herramienta gratuita de la DGI para emitir facturas electrónicas en su portal	Hasta B/.36,000 de ingresos brutos al año y 100 documentos al mes	No se conecta con otros sistemas; si pasas un límite, debes cambiarte a un PAC

Límites de la Resolución 201-6299 de la DGI, vigente desde el 1 de enero de 2026.

Quién está obligado a facturar en Panamá

Está obligada toda persona natural o jurídica residente en Panamá que venda bienes o preste servicios, esté inscrita en la DGI o no, salvo las actividades exceptuadas. Así lo precisa el artículo 5 del Decreto Ejecutivo 25 de 2022.

El medio depende de cuándo sacaste tu RUC y de lo que haces. Desde el 1 de enero de 2022, todo RUC nuevo factura con el sistema electrónico (Ley 256, artículo 11, parágrafo 6). Las certificaciones de excepción del equipo fiscal que no tenían fecha vencieron el 1 de marzo de 2024, y sus titulares debían pasar al sistema electrónico (Resolución 201-0418). Y los bancos, las aseguradoras, las zonas francas y ciertos servicios de transporte tienen su propio calendario en el Decreto Ejecutivo 3 de 2023.

Las profesiones liberales son un caso aparte. Con base en un fallo de la Corte Suprema del 17 de julio de 2024, la DGI reconoce en la Resolución 201-7826 que los servicios de profesiones liberales, artesanales y artísticas están exentos del equipo fiscal y del sistema electrónico, pero que la obligación de emitir facturas o documentos equivalentes por otros métodos sigue vigente; la resolución dejó ese método por acordar con los gremios. Si ejerces por tu cuenta como abogado, médico o arquitecto, confirma con tu contador cómo documentar tus honorarios hoy.

Qué actividades no usan impresora fiscal ni factura electrónica

La ley exceptúa del equipo fiscal y del sistema electrónico, entre otras, estas actividades (Ley 76 de 1976, artículo 12, parágrafo 2). Exceptuada no quiere decir sin factura: deben documentar sus operaciones con facturas o documentos equivalentes que autorice la DGI.

La actividad agropecuaria con ingresos gravables brutos anuales menores de B/.350,000.
La venta de inmuebles y de los bienes que deben constar en escritura pública.
El trabajo en relación de dependencia.
Los vendedores ambulantes que no usan vehículos de motor.
Las cuotas de mantenimiento que cobran las asociaciones de copropietarios.
Los gastos reembolsables de los agentes comisionistas.
Las entidades sin fines de lucro autorizadas para recibir donaciones deducibles.
Los taxis.

Qué datos debe llevar una factura en Panamá

La ley fija el contenido mínimo de toda factura, salga de una impresora fiscal o del sistema electrónico (Ley 76 de 1976, artículo 11, parágrafo 1, según la Ley 256):

1El tipo de documento: factura o documento no fiscal.
2La numeración única por punto de facturación. La guía de numeración de facturas explica cómo llevarla.
3El número de registro del equipo fiscal, si la emite una impresora fiscal.
4Tu nombre o razón social, tu domicilio, tu RUC y tu dígito verificador. Cómo se escriben está en la guía del RUC y el dígito verificador.
5El nombre y la identificación del cliente: cédula, pasaporte o RUC con dígito verificador. Si el cliente lo pide, puede ir “consumidor final” en lugar de sus datos, siempre que la compra no conste en sus declaraciones ante la DGI (Decreto Ejecutivo 25 de 2022, artículo 3).
6La fecha de emisión: día, mes y año.
7La descripción de lo vendido, con la cantidad y el monto.
8El desglose del ITBMS, del impuesto selectivo al consumo y de las retenciones que cause la operación. La tasa general del ITBMS es 7 %, según la DGI; el resto está en la guía del ITBMS en Panamá.
9El valor de cada partida, el total y la forma o las condiciones de pago.
10Los cargos adicionales, descuentos, bonificaciones y demás ajustes al precio, con su descripción y su valor.

Cómo se ve una factura de servicios

Una empresa de aire acondicionado factura un mantenimiento. Así quedan las partidas, el ITBMS y el total; la versión fiscal agrega el número de registro de la impresora fiscal, o el CUFE y el código QR si es electrónica.

Factura

Climatización Delta, S.A.

001-0000000185

Para: Oficinas Centro Uno, S.A.

Descripción	Cant.	Unidad	Precio	Total
Mantenimiento preventivo de aire acondicionado tipo split	4	equipo	$45.00	$180.00
Limpieza de ductos de la oficina	1	servicio	$120.00	$120.00

Condiciones: Transferencia bancaria a 15 días. Vence el 14 de octubre de 2026.

Subtotal: $300.00
ITBMS (7%): $21.00
Total: $321.00

Ejemplo con datos inventados y el ITBMS de Panamá. En otro país aplica el impuesto de ese país.

Cómo empezar a facturar en Panamá, paso a paso

Si vas a abrir tu negocio o a cambiar de medio, este es el orden. El detalle de cada trámite está en la guía de factura electrónica en Panamá.

1
Ten tu RUC y tu acceso a e-Tax 2.0
Necesitas el RUC con su dígito verificador y el NIT con el que entras a e-Tax 2.0, el sistema en línea de la DGI.
2
Elige el medio
Con un RUC de 2022 en adelante, el sistema electrónico: el Facturador Gratuito si no pasas de B/.36,000 al año ni de 100 documentos al mes, o un PAC si pasas alguno de los dos.
3
Declara la adopción en e-Tax 2.0
Presentas la declaración jurada de adopción con la modalidad que elegiste, según la Resolución 201-9775 de la DGI. Si vas por PAC, antes necesitas un certificado de firma electrónica, como explica la DGI en su guía para ser emisor de factura electrónica.
4
Arranca dentro del plazo
Hasta 15 días calendario con el Facturador Gratuito; de 90 a 150 días con un PAC, según tus ingresos. Mientras tanto sigues facturando como antes.
5
Emite, entrega y guarda
Asegurarte de que el cliente reciba la factura te toca a ti, y la ley sanciona no conservar las copias.

Dónde encaja una factura comercial

Una factura comercial es la que haces en tu propio sistema para cobrar y llevar el control, con tu logo, tus condiciones y tu cuenta bancaria. Sirve para el día a día, pero no reemplaza a la fiscal: no pasa por un equipo fiscal ni por un PAC, así que no tiene CUFE ni registro de impresora fiscal.

Muchos negocios de servicios usan las dos: la cotización y la factura comercial para acordar y cobrar, la fiscal para cumplir. Tienen que coincidir en cliente, montos e ITBMS. Si el cliente necesita un documento antes de la venta, lo que corresponde es una factura proforma; si ya pagó, un recibo de pago confirma el dinero, pero tampoco sustituye a la factura.

Qué pasa si no facturas o facturas mal

La ley separa las faltas en leves y graves, y multa también al comprador (Ley 76 de 1976, artículo 11, parágrafos 3 y 4, según la Ley 256):

Falta	Sanción
Emitir facturas sin los requisitos o no conservarlas, la primera vez	B/.500 a B/.1,000
No emitir o emitir sin los requisitos, al reincidir	B/.5,000 a B/.10,000 y cierre temporal del local
La segunda reincidencia	B/.10,000 a B/.25,000 y cierre temporal del local
El comprador que sale sin pedir su factura	B/.1 o el 7 % del valor no facturado, lo que sea mayor
El local de venta al consumidor sin el letrero de su método de facturación	B/.100, y B/.100 más cada vez que se repita

La reincidencia se cuenta dentro de los 24 meses siguientes a la primera sanción.

Cómo llevar la facturación y los cobros en un sistema

La factura fiscal resuelve el cumplimiento, pero el trabajo de antes y de después sigue siendo tuyo: cotizar, saber qué te deben, registrar los abonos y cobrar lo vencido, a veces desde más de una empresa.

NousCRM lleva esa parte: facturas con numeración propia por empresa, ITBMS por línea con partidas exentas, el RUC con su dígito verificador impreso y el saldo de cada factura según los abonos que registras. Son documentos comerciales: no emite factura electrónica de la DGI ni genera CUFE, así que la fiscal la sigues emitiendo con tu impresora fiscal, tu PAC o el Facturador Gratuito.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar en Panamá sin impresora fiscal?

Sí, con factura electrónica, por un PAC o por el Facturador Gratuito de la DGI. Si tu RUC es de 2022 en adelante, es tu único medio, salvo que tu actividad esté exceptuada o sea una profesión liberal.

¿Cuánto cuesta facturar electrónicamente?

El Facturador Gratuito no cuesta, pero desde 2026 solo sirve hasta B/.36,000 de ingresos al año y 100 documentos al mes. Un PAC cobra según las condiciones de cada proveedor: pide cotización a más de uno y pregunta qué incluye, como el soporte y la conexión con tu sistema.

¿Una factura hecha en Excel o en Word tiene validez?

Como documento comercial, sí. Como factura fiscal, no, porque no sale de un equipo fiscal ni del sistema electrónico. Las actividades exceptuadas y las profesiones liberales documentan por otros medios, pero con los requisitos de la ley: confírmalo con tu contador.

¿Tengo que dar factura si el cliente no la pide?

Sí: emitirla es tu obligación en cada venta. Además, la ley multa al comprador que sale del local sin pedirla.

¿Puedo corregir una factura ya emitida?

No se edita. Se anula si la venta no ocurrió, o se corrige con una nota de crédito o de débito si cambió el monto. En la factura electrónica, la anulación solo se acepta dentro de las 182 horas siguientes a la emisión, según la ficha técnica de la DGI.

Fuentes

Consultadas el 29 de septiembre de 2026.

Cómo facturar en Panamá: medios que acepta la DGI, obligados y datos de la factura