Qué es una cotización y para qué sirve
Una cotización es una oferta por escrito: le dice al cliente qué vas a entregar, a qué precio y en qué condiciones, antes de que acepte. En algunos países se le llama presupuesto. Cuando el cliente la acepta, se vuelve la base del trabajo y de la factura.
Sirve para tres cosas. El cliente compara y decide con números claros. Los dos dejan por escrito el alcance, y eso evita discusiones a mitad del trabajo. Y al momento de facturar, ya tienes las partidas, las cantidades y los precios que el cliente aprobó.
Una cotización no es una factura: no registra una venta ni se declara ante el fisco. Si el cliente te pide una proforma, revisa antes en qué se diferencia una factura proforma.
Qué debe llevar una cotización
Una cotización completa lleva estos 12 elementos. Los cinco primeros la identifican; los demás fijan el precio, las condiciones y lo que pasa si algo cambia.
| Elemento | Qué poner | Por qué importa |
|---|---|---|
| Tus datos | Nombre o razón social, identificación fiscal (RUC, RFC, NIT o RUT, según el país), teléfono y correo. | El cliente sabe con quién contrata y tiene los datos para pedirte la factura. |
| Datos del cliente | Nombre de la persona o la empresa, su identificación fiscal si la pide y quién aprueba la compra. | Evita cotizarle a una persona y terminar facturándole a otra. |
| Número | Un consecutivo propio, por ejemplo COT-0147. | La encuentras en segundos y no confundes versiones. |
| Fecha | El día en que la emites. | Desde esa fecha corre la vigencia. |
| Vigencia | Hasta qué día vale el precio, con la fecha escrita. | Si tus costos suben, no quedas atado a un precio viejo. |
| Partidas | Una línea por trabajo o producto: descripción, cantidad, unidad (m², hora, día, pieza o global) y precio unitario. | El cliente ve qué paga, y tú puedes cobrar aparte lo que no estaba. |
| Impuesto | El impuesto de tu país con su nombre y su tasa (IVA, ITBMS, IGV, ITBIS o ISV), y si el precio lo incluye o se suma. | Si no lo dices, el cliente asume que va incluido y sale de tu margen. |
| Totales | Subtotal, impuesto y total, con la moneda. | Nadie tiene que sacar cuentas ni discutir cuál era el total. |
| Condiciones de pago | Anticipo, pagos por etapas, saldo final, plazo y medios de pago. | Deciden cuándo entra el dinero. |
| Tiempo de entrega | Días desde el anticipo o una fecha concreta. | Fija una expectativa que el cliente puede medir. |
| Garantía y exclusiones | Qué cubre la garantía, por cuánto tiempo y qué no incluye el precio. | Lo que no está escrito, el cliente lo da por incluido. |
| Aceptación | Espacio para nombre, firma y fecha, o una línea que diga que la respuesta por escrito vale como aceptación. | Deja constancia de qué aprobó el cliente y a qué precio. |
La cotización no es un documento fiscal, pero conviene que use los mismos datos que tendrá la factura. Los requisitos de la factura cambian por país: confírmalos con tu contador.
Ejemplo de cotización completa
Un taller de pintura de Ciudad de Panamá cotiza el repintado de una óptica. El ejemplo usa el ITBMS de Panamá, del 7%; en tu país, pon el impuesto y la tasa que correspondan.
Cotización
Acabados Bahía Norte, S.A. · Ciudad de Panamá
COT-0147
Para: Óptica Vista Clara, S.A. · Vía Argentina, Ciudad de Panamá
| Descripción | Cant. | Unidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|---|
| Preparación de paredes interiores: raspado, resane de grietas y sellador | 180 | m² | $1.50 | $270.00 |
| Pintura acrílica lavable en paredes interiores, 2 manos, material incluido | 180 | m² | $4.50 | $810.00 |
| Pintura elastomérica en fachada, 2 manos, con lavado a presión y material incluidos | 50 | m² | $9.00 | $450.00 |
| Protección de pisos y mobiliario, retiro de desechos y limpieza final | 1 | global | $120.00 | $120.00 |
Condiciones: Fecha: 23 de septiembre de 2026. Vigencia: hasta el 8 de octubre de 2026. Pago: 50% de anticipo ($882.75) para agendar y 50% al entregar, por transferencia bancaria. Entrega: 6 días hábiles desde el anticipo. Garantía: 12 meses contra desprendimiento o ampollas por defecto de aplicación; no cubre filtraciones ni golpes. No incluye: reparación de filtraciones, repellos nuevos ni trabajos eléctricos. Los metrajes se confirman en sitio y se factura lo ejecutado. Aceptación: firma y fecha, o respuesta por escrito a esta cotización.
- Subtotal
- $1,650.00
- ITBMS (7%)
- $115.50
- Total
- $1,765.50
Ejemplo con datos inventados y el ITBMS de Panamá. En otro país aplica el impuesto de ese país.
Cómo presentar opciones de precio
Presenta tres opciones cuando el cliente puede elegir el alcance: una básica, una recomendada y una completa. Así la pregunta deja de ser si te contrata y pasa a ser cuál de las tres elige.
Las tres deben resolver la misma necesidad con distinto alcance, no ser el mismo trabajo con tres precios. Nombra cada una por lo que incluye y marca la que recomiendas. Un estudio clásico de Itamar Simonson (1989) mostró que una opción gana preferencia cuando queda en medio de otras dos, así que conviene poner la recomendada al centro.
Con el ejemplo anterior, las opciones quedan así:
| Opción | Qué incluye | Total con ITBMS |
|---|---|---|
| Básica | Preparación y pintura de paredes interiores, protección y limpieza | $1,284.00 |
| Recomendada | Todo lo de la básica, más la fachada con pintura elastomérica | $1,765.50 |
| Completa | Todo lo de la recomendada, más impermeabilizar 60 m² de losa de techo a $6.00 el m² | $2,150.70 |
La recomendada es la cotización del ejemplo. Si el cliente elige otra, cambia el total; las demás condiciones se mantienen.
En NousCRM puedes poner hasta tres tarifas con nombre en una partida. El documento muestra el total de cada opción y marca la que vale para la cotización. Cuando el cliente acepta, la conviertes en factura sin volver a escribir.
Errores en una cotización que te cuestan dinero
Cada uno de estos errores tiene un costo concreto, y todos se evitan con una línea bien escrita.
- Sin vigencia. El cliente acepta tres meses después y espera el precio viejo. Si el galón de pintura subió en ese tiempo, la diferencia sale de tu ganancia. Escribe la fecha exacta en que vence el precio.
- Sin anticipo. Compras materiales y trabajas semanas con tu dinero. Si el cliente cancela o se atrasa, el que financió el trabajo fuiste tú. Pide un anticipo que cubra al menos los materiales; en anticipo y pagos por etapas hay ejemplos de cómo dividirlo.
- Partidas vagas. “Trabajos varios: $2,000” no dice qué incluye. El cliente pedirá más cosas dentro del mismo precio, y no tendrás cómo demostrar que eran extras. Escribe una línea por trabajo, con cantidad y unidad.
- Olvidar el impuesto. Si cotizas $1,650.00 sin decir si incluye impuesto, el cliente entiende que sí. En Panamá, con ITBMS del 7%, son $115.50 que salen de tu bolsillo. Escribe “precios más ITBMS” o “ITBMS incluido”, con el nombre del impuesto de tu país.
- No poner condiciones. Sin forma de pago, tiempo de entrega ni exclusiones, cada punto se negocia cuando ya empezaste, y ahí el cliente tiene más poder que tú. Escríbelas antes de mandar el precio.
- Mandar el precio suelto por mensaje. Un “te sale en $1,650” por WhatsApp no tiene número, vigencia ni condiciones. Si después hay un reclamo, no hay documento que revisar.
Cómo darle seguimiento a una cotización sin ser pesado
El seguimiento funciona cuando cada mensaje tiene un motivo. Con tres o cuatro contactos en dos semanas basta.
- 1
Al enviarla, pregunta cuándo decide
Cierra el envío con una pregunta concreta: “¿Para qué fecha piensas decidir?”. Con esa fecha sabes cuándo volver a escribir sin adivinar.
- 2
A los dos o tres días, confirma que la recibió
“Hola, Laura. ¿Pudiste revisar la cotización COT-0147? Si algo no está claro, te lo explico por aquí o en una llamada de 10 minutos.”
- 3
A la semana, aporta algo nuevo
No preguntes solo “¿cómo va?”. Manda la foto de un trabajo parecido, una fecha libre en tu agenda o una opción más económica. Así el mensaje le sirve al cliente, no solo a ti.
- 4
Antes de que venza, avisa la fecha
“Laura, te recuerdo que el precio de la cotización vale hasta el 8 de octubre. Si la apruebas antes, te reservo la semana del 12.”
- 5
Si no responde, cierra con la puerta abierta
“Entiendo que por ahora no es prioridad. Doy por cerrada la cotización; si más adelante la necesitas, te preparo una actualizada.” El mensaje no presiona y deja claro que ese precio ya no está vigente.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe durar la vigencia de una cotización?
La que te permita cumplir el precio sin perder dinero. Si trabajas con materiales que cambian de precio seguido, pon entre 8 y 15 días; si vendes servicios con costos estables, 30 días es razonable. Escribe la fecha exacta, no solo “15 días”.
¿Cuál es la diferencia entre una cotización y una factura?
La cotización es una oferta antes de la venta; la factura documenta la venta ya hecha. La cotización se puede cambiar hasta que el cliente la acepta. La factura sigue reglas fiscales que dependen de cada país.
¿La cotización debe incluir el impuesto?
Sí: di cuál es, a qué tasa y si el precio lo incluye o se suma. En Panamá es el ITBMS, en Perú el IGV, en República Dominicana el ITBIS, en Honduras el ISV y en la mayoría de los demás países el IVA. Si no sabes qué tasa aplica a tu servicio, pregúntale a tu contador.
¿Qué hago si el cliente acepta después de que venció?
Revisa tus costos antes de confirmar. Si no cambiaron, emite la misma cotización con fecha y vigencia nuevas. Si cambiaron, actualiza los precios y explícale al cliente qué subió y por qué.
¿Puedo cambiar el precio después de que el cliente aceptó?
Solo si la cotización lo prevé, por ejemplo con metrajes que se confirman en sitio. Si el cliente pide trabajos que no estaban, cotízalos aparte y pide su aprobación por escrito antes de hacerlos.
¿Cotización y presupuesto son lo mismo?
En el uso diario, sí: los dos son una oferta de precio por escrito, y el nombre cambia según el país o el oficio. Lo que importa es que lleve los elementos de esta guía, se llame como se llame.
Fuentes
Consultadas el 23 de septiembre de 2026.