Función
Facturas con tu marca, tu numeración y un enlace que el cliente abre sin cuenta
NousCRM emite facturas en PDF de una página con los datos, el logo y la serie de cada empresa, con su fecha de vencimiento y el ITBMS por línea. Tu cliente la abre desde WhatsApp con un enlace que no le pide cuenta. Son documentos comerciales: NousCRM no emite factura electrónica de la DGI.
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Una factura que se entiende a la primera
La factura sale en una sola página con el nombre legal, el RUC con su dígito verificador, la dirección, el logo, los colores y la tipografía de la empresa que la emite. Debajo van las líneas con su cantidad, su unidad y su ITBMS, el total, lo abonado y el saldo pendiente.
Mostrar los abonos y el saldo en el mismo documento no es un detalle: es la razón por la que NousCRM existe. El sistema que usábamos antes imprimía el total bruto aunque el cliente ya hubiera pagado la mitad, y un PDF así no sirve para cobrar.
Lo que hace el sistema para que no se cuele un error
- Numeración sin huecos ni repetidos. Cada empresa tiene su serie, y el número se toma bajo bloqueo: dos personas facturando al mismo tiempo no pueden repetir ni saltarse un número.
- Fecha de vencimiento siempre. Ninguna factura se emite sin ella, y por defecto sale con el plazo de pago de esa empresa.
- Estado que no se toca a mano. Sin pagar, parcial, pagada o vencida se calculan del saldo y de la fecha. No existe un botón para marcarla pagada, y por eso el total de lo que te deben es verdad.
- Anular, no borrar. Una factura emitida se anula con un motivo escrito y queda en el historial. El número no se reutiliza.
- Bitácora por documento. Quién la emitió, la editó, la anuló o le registró un abono, y cuándo.
Entregarla por WhatsApp o por correo
Cada factura tiene tres salidas: descargar el PDF, mandarla por WhatsApp o mandarla por correo. El botón de WhatsApp abre tu WhatsApp con el mensaje escrito, el monto y el enlace; el de correo abre tu programa de correo con el asunto y el texto listos. En los dos casos la mandas tú, desde tu número o tu cuenta de siempre.
El enlace da acceso a ese documento y a ninguno más. Vive 90 días, no abre sesión ni deja entrar al CRM, y lo puedes cortar en cualquier momento si se fue a quien no era.
Hecha para facturar en Panamá
El ITBMS del 7% viene puesto y se aplica por línea, el RUC se imprime con su dígito verificador aparte y las fechas se calculan con la hora de Panamá. Eso último evita un error muy común en sistemas extranjeros: marcar como vencida a las siete de la noche una factura que vence hoy.
Si una empresa tuya factura en dólares y otra quiere mostrar balboas, cada una tiene su moneda en su configuración.
Preguntas frecuentes sobre la facturación
¿Puedo tener una serie distinta para cada empresa?
Sí, y es lo normal: cada empresa tiene su propio prefijo y su propio correlativo, por ejemplo ME-0184 y RP-0042. Ninguna empresa le quita números a otra.
¿Se puede editar una factura ya emitida?
Lo que cambie el monto no, porque el cliente ya la recibió. Si está mal, se anula con un motivo y se emite otra. Queda todo en la bitácora de la factura.
¿La factura muestra lo que el cliente ya abonó?
Sí. El PDF lleva los abonos registrados y el saldo pendiente, así que el cliente ve exactamente cuánto le falta por pagar.
¿NousCRM sirve si estoy obligado a la factura electrónica?
Sirve para todo lo que rodea a la factura, pero no la reemplaza: la factura electrónica la sigue emitiendo tu proveedor autorizado de la DGI.
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