Orden de compra: qué es, quién la emite, qué lleva y cómo se relaciona con la factura

Una orden de compra es el documento con el que un comprador le pide formalmente a un proveedor un bien o un servicio, con la cantidad, el precio, la fecha de entrega y las condiciones de pago. Se le conoce también como OC o, en inglés, purchase order (PO). Para el proveedor es la señal de que el cliente decidió y de que alguien dentro de su empresa aprobó el gasto.

El reglamento de compras del gobierno federal de Estados Unidos la define como una oferta del gobierno para comprar bienes o servicios en términos y condiciones específicos (FAR 2.101). Y la separa de la cotización: la cotización del proveedor no es una oferta que se pueda aceptar; la orden sí, y el contrato nace cuando el proveedor la acepta, por escrito o entregando lo pedido (FAR 13.004). Entre empresas, qué obliga a cada parte depende de la ley de tu país y de lo que diga la orden: ante una duda seria, consulta a un abogado.

En Panamá, el Estado también compra con órdenes de compra. El Texto Único de la Ley 22 de 2006, que regula la contratación pública, la define como el documento con el que las entidades formalizan la relación contractual en contrataciones que no excedan de B/.250,000, sin tope de monto cuando la orden sale de un convenio marco (artículo 2, numeral 34). Si le vendes al Estado, el detalle está en venderle al Estado en Panamá.

La orden de compra la emite el comprador, es decir, tu cliente, no tú. En una empresa grande suele salir del departamento de compras, después de que el área que necesita el servicio la pide y alguien con autoridad aprueba el presupuesto. Tú, como proveedor, emites la cotización antes y la factura después.

Muchas empresas llaman orden de servicio a la orden de compra de un servicio, y algunas usan órdenes abiertas: un monto y un periodo fijos, por ejemplo un año de mantenimiento, contra los que se hacen entregas y facturas parciales. La lógica es la misma: en las empresas que trabajan así, sin orden aprobada el pago no avanza.

Las empresas grandes piden orden de compra por control interno: separan quién pide, quién aprueba, quién recibe y quién paga, para que nadie pueda comprar y pagar solo. La orden prueba que el gasto se aprobó antes de hacerse y deja un rastro para la auditoría.

El control que más te afecta como proveedor es la conciliación de tres vías, three-way match en inglés: antes de pagar, cuentas por pagar compara la orden de compra, el reporte de recepción y tu factura. En la Universidad Rockefeller, por ejemplo, que esas tres fuentes coincidan es requisito para que finanzas pague la factura. En la Universidad de Georgia, la conciliación de tres vías aplica a las órdenes de bienes de $2,500 o más y a todas las órdenes de servicios.

La consecuencia práctica es simple: si tu factura no cita la orden, no coincide con ella o no hay constancia de que el cliente recibió el trabajo, se queda detenida aunque el cliente esté contento. Muchas veces nadie te avisa: te enteras cuando preguntas por qué no te han pagado.

Si la orden de compra no coincide con tu cotización, responde por escrito antes de empezar y pide una orden corregida. No lo resuelvas facturando lo que cotizaste: la factura tiene que coincidir con la orden, y la orden, con lo que vas a entregar.

Si aceptas el cambio, por ejemplo un precio menor por volumen o un plazo de pago más largo, actualiza tu cotización para que los tres documentos digan lo mismo. Si no lo aceptas, di qué partes no puedes cumplir y espera la corrección. Las reglas que no negocias, déjalas escritas en tus condiciones de la cotización.

Si usas NousCRM, la cotización lleva tu marca, sus partidas, su vigencia y sus condiciones, y el cliente la abre desde un enlace sin crear cuenta. Cuando llega su orden y coincide, conviertes la cotización aceptada en factura con un clic, con las mismas partidas y precios, y con la numeración propia de tu empresa, sin huecos ni repetidos. La orden la emite tu cliente en su sistema: guárdala con la cotización y cita su número en la factura. Esa factura es un documento comercial: la factura fiscal sigue saliendo por tu impresora fiscal o tu proveedor de factura electrónica.