Industria
Eventos, grupos y cuentas corporativas de tu hotel, del anticipo al último pago
En un hotel, NousCRM se encarga de lo que vende el área de grupos y eventos: salones, alimentos, actividades y cuentas de empresas, cotizados con anticipo y cobrados con el saldo a la vista. No es motor de reservas ni PMS, y las noches de habitación se siguen facturando en tu sistema.
Actualizado el
Cómo vende un hotel a empresas y grupos
La habitación suelta se vende sola, por el motor de reservas o por las agencias. Lo que exige oficina son los grupos: el congreso que bloquea 40 habitaciones con meses de anticipación, la empresa que hace su planificación anual en el salón, el retiro de un equipo de ventas en la montaña o en la playa.
Esas ventas se cotizan por persona y por día: salón, coffee breaks, almuerzos, equipo audiovisual y alguna actividad. El hotel pide un anticipo para bloquear la fecha y fija un día de garantía para el número de asistentes, y esa es la cifra que se factura, venga quien venga. Las empresas con tarifa corporativa pagan después, con crédito, y esa cuenta hay que llevarla.
De diciembre a abril, con el verano, el Carnaval y la Semana Santa, la ocupación sube y la misma oficina cotiza, confirma y cobra a la vez.
Ejemplo: una jornada de planificación para 35 personas
Un paquete de reunión sin hospedaje, con sus cinco partidas al 7% de ITBMS. Las habitaciones del grupo, si las hay, van en otro documento porque pagan otra tasa.
Cotización
Hotel Montaña Clara, S.A. · El Valle de Antón
EV-0318
Para: Importadora Chiriquí Norte, S.A.
| Descripción | Cant. | Unidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|---|
| Salón Los Robles con montaje en U, de 8:00 a 17:00 | 1 | día | $550.00 | $550.00 |
| Coffee break de mañana y de tarde: café, frutas y bocadillos | 70 | und | $8.00 | $560.00 |
| Almuerzo buffet con bebida sin alcohol | 35 | und | $18.00 | $630.00 |
| Proyector, pantalla, sonido y dos micrófonos inalámbricos | 1 | día | $150.00 | $150.00 |
| Caminata guiada por los senderos del hotel, 90 minutos | 35 | und | $12.00 | $420.00 |
Condiciones: Anticipo del 50% ($1,235.85) para bloquear el salón. El número de asistentes se garantiza el 15 de octubre y se factura esa cifra aunque el día del evento falte gente. Saldo a 30 días para empresas con crédito aprobado. Si se cancela con menos de 15 días, el anticipo cubre los gastos del hotel. Hospedaje cotizado aparte.
- Subtotal
- $2,310.00
- ITBMS (7%)
- $161.70
- Total
- $2,471.70
Ejemplo con datos inventados y el ITBMS de Panamá. En otro país aplica el impuesto de ese país.
Lo que resuelve en la oficina de grupos
La propuesta, con sus reglas escritas
Anticipo, garantía, cancelación y vigencia van en las condiciones de la cotización y salen impresas en el PDF. Cuando la empresa acepta, la factura hereda esas mismas condiciones.
El anticipo y lo que falta
El anticipo entra como abono con su comprobante. El día de la garantía, el saldo pendiente ya está en el documento que ve el cliente.
La cuenta corporativa
Las empresas con crédito pagan a 30 días. Si una se pasa, Cobrar la pone arriba de la lista y te deja escrito el mensaje para tu WhatsApp.
Hotel, restaurante y tours
Si el mismo dueño opera el hotel, el restaurante y la operadora de tours con RUC distintos, cada uno emite con su marca desde la misma cuenta (varias empresas).
Preguntas de hoteles y lodges
¿Puedo cobrar lo garantizado si llegan menos personas?
Sí, si está escrito en las condiciones que el cliente aceptó. La cotización guarda lo aprobado y la factura lo hereda al convertirla, así que no hay discusión sobre qué se firmó.
¿Qué pasa con el anticipo si el evento se cancela?
Lo decide tu política de cancelación, y por eso conviene escribirla en la cotización. Si hay que devolver dinero, la devolución se hace fuera de NousCRM; si la factura queda sin efecto, se anula con su motivo y queda en el historial.
¿La empresa puede pagar en línea desde el enlace?
No. El enlace muestra el documento, pero NousCRM no tiene pasarela de pago. La empresa paga por transferencia, Yappy o tarjeta en tu recepción, y tú registras el abono.
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