Industria
Bodas, eventos y catering: del menú por invitado al último pago antes de la fiesta
Con NousCRM un catering o una empresa de eventos cotiza por invitado, con varias opciones de menú en el mismo PDF, cobra el anticipo que aparta la fecha y anota cada pago hasta dejar el saldo en cero antes del evento. No es un sistema de reservas ni una agenda de eventos.
Actualizado el
Cómo se vende un evento, de la degustación a la fecha apartada
Un evento se cotiza por invitado. La pareja o la empresa pregunta cuánto cuesta una cena para 120 personas, y la respuesta depende del menú: pollo, res o pescado, bufé o servicio a la mesa. Encima van los meseros, el montaje de mesas con su mantelería, la estación de café y, si lo ofreces, el mobiliario.
La fecha no se aparta con un "sí" en el chat. Se aparta con un anticipo, que muchos fijan entre el 30% y el 50%, y el resto se paga en uno o dos abonos que se cierran antes del evento: nadie quiere cobrar el saldo con la fiesta ya servida.
El conteo de invitados se mueve hasta la última semana, y en verano los sábados buenos se apartan con meses de anticipación. Por eso importa saber qué propuestas esperan respuesta, qué eventos ya dejaron anticipo y cuánto falta por cobrar de cada uno.
Ejemplo: boda de 120 invitados con tres menús
Una cotización inventada. La cena lleva tres tarifas por invitado (pollo a $28, res a $34 y pescado a $36), y el PDF muestra el total con cada una: $5,510.50, $6,280.90 y $6,537.70. Aquí se ve la primera, que es la que cuenta.
Cotización
Sabores del Istmo Catering, S.A.
SIC-0457
Para: Andrea Batista y Luis Ábrego
| Descripción | Cant. | Unidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|---|
| Cena servida de tres tiempos, menú de pollo en salsa de maracuyá, por invitado | 120 | und | $28.00 | $3,360.00 |
| Meseros uniformados, jornada de 6 horas | 8 | und | $60.00 | $480.00 |
| Montaje de mesa redonda con mantelería, cristalería y cubertería | 12 | und | $35.00 | $420.00 |
| Estación de café y postres, por invitado | 120 | und | $4.50 | $540.00 |
| Coordinación del servicio el día del evento | 1 | global | $350.00 | $350.00 |
Condiciones: Anticipo del 40% para apartar la fecha ($2,204.20). Segundo pago del 40% treinta días antes de la boda. Saldo del 20% ocho días antes, ajustado al conteo final de invitados, que se confirma quince días antes; desde entonces se cobra el conteo confirmado aunque asistan menos. Si la boda se cancela con menos de 60 días, el anticipo no se devuelve. Cotización válida por 30 días.
- Subtotal
- $5,150.00
- ITBMS (7%)
- $360.50
- Total
- $5,510.50
Ejemplo con datos inventados y el ITBMS de Panamá. En otro país aplica el impuesto de ese país.
Dónde entra NousCRM en la venta de un evento
Tres menús, una sola propuesta
La partida de la cena admite hasta tres opciones con nombre y precio por invitado, y la cotización enseña el total con cada una. La pareja compara sin pedirte otra versión.
El anticipo queda anotado
Registras el anticipo y cada pago siguiente como abono, con la fecha y el comprobante de Yappy o de la transferencia. La factura dice cuánto falta hasta el último pago.
El saldo, antes del montaje
Si la factura vence el día del último pago acordado y ese pago no llega, al día siguiente aparece en Cobrar con el saldo pendiente, cuando todavía falta una semana para el evento.
Catering y alquiler, cada uno con su RUC
Si el alquiler de mobiliario es otra sociedad tuya, factura con su nombre, su logo y su numeración desde la misma cuenta. Lo explicamos en varias empresas.
Preguntas de caterings y organizadores
¿Cómo elige el cliente entre los menús?
Viendo el PDF, que muestra el total del evento con cada menú. Cuando decide, editas la cotización para dejar su opción de primera, que es la que cuenta para el total, y la conviertes en factura.
¿Qué hago si el número de invitados cambia después del anticipo?
Factura el anticipo aparte y deja la factura del saldo para cuando el conteo sea final. Si el número es firme desde el principio, basta una factura por el total con cada pago como abono. Las dos formas están en anticipo y pagos por etapas.
¿Sirve para eventos corporativos a crédito?
Sí. A una empresa le facturas con su RUC y el plazo que acordaron, y la factura pasa a vencida sola si llega esa fecha sin pago.
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